Assinar no gov.br: prepare o PDF antes de assinar

A assinatura eletrônica do gov.br é gratuita e permite assinar um documento pelo celular ou computador com a sua conta gov.br. O governo informa que o documento assinado assim tem validade regulamentada pelo Decreto nº 10.543/2020. Mas há um detalhe que muita gente só descobre depois: qualquer alteração no arquivo depois da assinatura (juntar com outro PDF, comprimir, girar uma página) pode fazer a assinatura deixar de ser validada. Por isso, o PDF precisa estar pronto antes de ir para o assinador. Este guia mostra como.

O que o gov.br pede

Segundo a página de Assinatura Eletrônica do Governo Digital, consultada em setembro de 2026:

• É preciso ter conta gov.br nível prata ou ouro (conta bronze não assina).
• O acesso é pelo Portal de Assinatura Eletrônica (assinador.iti.br) ou pelo aplicativo gov.br.
• Os arquivos devem ter extensão .DOC, .DOCX, .ODT, .JPG, .PNG ou .PDF, com até 100 MB.
• Você clica no documento para escolher onde a assinatura aparece e confirma com um código enviado ao aplicativo gov.br.
• Depois, baixe o arquivo assinado pelo ícone de download. A página avisa: não use a função de imprimir para salvar, porque o arquivo salvo assim não inclui a assinatura.
• A assinatura pode ser conferida em validar.iti.gov.br ou no app VALIDAR.

Que tipo de assinatura é essa

A Lei nº 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançada e qualificada. Segundo o Governo Digital, as contas prata e ouro podem ser usadas para assinatura eletrônica avançada. A qualificada é a que usa certificado digital ICP-Brasil (o e-CPF, por exemplo). Alguns atos exigem a qualificada; se o órgão ou a pessoa que vai receber o documento pedir ICP-Brasil, a assinatura gov.br não serve.

E a assinatura desenhada em ferramentas de PDF, como a do ConvertirDocs? Ela é uma assinatura visual: uma imagem ou texto colocado na página. Não tem certificado e não aparece no validador do ITI. Serve para situações do dia a dia em que um rabisco na página basta, não para substituir a assinatura gov.br ou ICP-Brasil.

Por que preparar o PDF antes

Uma assinatura digital "sela" o conteúdo do arquivo naquele momento. Se depois você:

• junta o PDF assinado com outros documentos,
• comprime para caber num portal,
• gira, apaga ou reordena páginas,
• converte para outro formato,

o arquivo resultante é outro, e a verificação tende a acusar alteração ou simplesmente não encontrar a assinatura. O caminho seguro é: montar o documento final → assinar → enviar sem mexer.

Passo a passo

1. Converta para PDF, se precisar

O assinador aceita DOC e DOCX, mas quem recebe normalmente espera um PDF. Se o seu documento está em Word, exporte pelo próprio editor com «Salvar como PDF» (Word, LibreOffice e Google Docs têm essa opção) e confira o resultado. Se você só tem o .docx, o Editor de Word online do ConvertirDocs abre o arquivo e salva em PDF pela janela de impressão do navegador.

2. Monte o documento completo

Se o documento assinado precisa incluir anexos (um contrato com a planilha de valores, uma declaração com a cópia do RG), junte tudo antes com Juntar PDF. Depois de assinado, não dá mais para acrescentar páginas sem invalidar.

3. Acerte ordem e orientação

Abra Organizar PDF e confira página por página: ordem, páginas deitadas, páginas em branco que sobraram. Se quiser deixar um espaço para a assinatura, a ferramenta permite inserir uma página em branco (A4) depois de qualquer página.

4. Pense no tamanho final agora

O assinador aceita até 100 MB, mas o portal onde você vai enviar o documento assinado pode aceitar bem menos (2 MB, 5 MB...). Como comprimir depois pode quebrar a assinatura, comprima antes: use Comprimir PDF no modo "Comprimir a X KB" com o limite do portal de destino, deixando uma folga, porque a assinatura acrescenta alguns dados ao arquivo.

Formulário com campos? Preencha e aplane antes

Se o documento é um formulário PDF com campos (nome, CPF, caixinhas), preencha com Formulários PDF e use a opção aplanar, que transforma os campos em conteúdo fixo da página. Assim ninguém altera as respostas depois, e o que você assinou é exatamente o que fica no arquivo.

5. Assine no gov.br

Entre no assinador, envie o PDF, clique onde a assinatura deve aparecer, confirme com o código do aplicativo e baixe o arquivo assinado pelo ícone de download.

6. Valide e envie

Abra validar.iti.gov.br, envie o arquivo assinado e confira se a assinatura aparece. Envie esse arquivo, sem passar por nenhuma outra ferramenta.

Se o documento precisa de várias assinaturas

Cada pessoa assina com a própria conta gov.br. A ordem prática: prepare o PDF final, a primeira pessoa assina e baixa, envia o arquivo assinado para a próxima, que assina sobre ele. Em nenhum momento o arquivo passa por compressão ou junção entre uma assinatura e outra.

Erros comuns

• Comprimir depois de assinar para caber num portal.
• Juntar o PDF assinado com outros documentos.
• Salvar pela opção imprimir em vez de baixar.
• Assinar com conta bronze (não funciona; é preciso elevar a conta para prata ou ouro).
• Usar gov.br quando o destino exige ICP-Brasil.

Resumo

Converta, junte, organize e comprima antes; assine no gov.br; baixe pelo ícone de download; valide no ITI e envie o arquivo sem alterações. Se o destino exigir certificado ICP-Brasil, use um certificado digital qualificado.