Cómo cargar los soportes de tu hoja de vida en SIGEP II (PDF)

Si vas a vincularte con una entidad pública en Colombia, sea como servidor o como contratista, tarde o temprano te toca actualizar tu hoja de vida en el SIGEP II, el sistema de información del Departamento Administrativo de la Función Pública. La parte que más problemas da no es llenar los datos, sino cargar los soportes: el diploma, el acta de grado, las certificaciones laborales, la tarjeta profesional. Según la página de preguntas frecuentes del SIGEP II (consultada en septiembre de 2026), los documentos deben estar en formato PDF y su tamaño no debe ser superior a 2 MB.

En esta guía te explicamos cómo dejar cada soporte listo para que el sistema lo acepte a la primera, sin perder legibilidad.

Lo que pide el SIGEP II

La recomendación oficial para cargar documentos de forma exitosa tiene tres puntos:

• Los documentos deben estar en formato PDF.
• El tamaño de cada documento no debe superar los 2 MB.
• La opción de cargar documentos aparece al finalizar cada sección de la hoja de vida (formación académica, experiencia laboral, etc.), no en un solo lugar al final.

Además, el sistema te deja comprobar la carga: junto a cada soporte aparece un ícono en forma de ojo, "Mostrar documento", que abre el archivo que quedó guardado. Úsalo siempre. Es la única forma de saber que el PDF que subiste es el correcto y que se ve bien.

Paso 1: reúne y digitaliza los soportes

Antes de entrar al sistema, haz una lista de lo que vas a cargar por sección. Lo habitual es:

• Formación académica: diplomas y actas de grado de bachillerato, pregrado y posgrado.
• Experiencia laboral: certificaciones de cada empleador o contratos con su certificación de cumplimiento.
• Otros: tarjeta o matrícula profesional, si tu profesión la exige.

Si tus documentos están en papel, no hace falta un escáner. Con Escanear a PDF puedes usar la cámara del celular desde el navegador: tomas la foto, ajustas las cuatro esquinas para enderezar la hoja y eliges un filtro. Para diplomas con fondo de color o sellos, el filtro escala de grises suele verse mejor que el blanco y negro puro, que a veces borra sellos claros. Para certificaciones laborales impresas en papel blanco, el filtro blanco y negro (documento) deja el texto nítido y el archivo más liviano.

Consejos para que el escaneo sea legible:

• Pon la hoja sobre una superficie oscura y lisa, con buena luz natural y sin sombras de tu mano o del celular.
• Encuadra la hoja completa; es mejor recortar después que cortar un sello o una firma.
• Revisa que se lean las fechas, el número de documento y las firmas. Un funcionario va a verificar esos datos.

Paso 2: un PDF por soporte (y unir cuando haga falta)

El SIGEP II pide el soporte asociado a cada registro. Si un mismo registro tiene varias páginas, por ejemplo un acta de grado a doble cara o una certificación laboral de tres hojas, lo más ordenado es que queden en un solo PDF. Si las escaneaste por separado, júntalas con Unir PDF: arrastras los archivos en el orden correcto y descargas uno solo.

Revisa el orden antes de descargar. Un error común es que la hoja de firmas quede de primera o que el reverso del diploma quede antes que el anverso.

Paso 3: deja cada PDF por debajo de 2 MB

Un escaneo con la cámara del celular puede pesar varios megas por página, así que es normal que un diploma escaneado supere el límite. Para bajarlo:

1. Abre Comprimir PDF y elige tu archivo.
2. Prueba primero el nivel Recomendada. Mira el tamaño final que muestra la herramienta.
3. Si sigue por encima de 2 MB, usa el modo Comprimir a X KB y escribe un objetivo con margen, por ejemplo 1800 KB. También puedes usar directamente comprimir a 1 MB, que deja todavía más margen.
4. Abre el resultado y haz zoom sobre las fechas y los números. Si se ven borrosos, vuelve al original y usa un objetivo menos agresivo.

La compresión de ConvertirDocs reduce las fotos dentro del PDF y deja intacto el texto que ya sea digital. Por eso funciona muy bien con documentos escaneados, que son justamente los que más pesan. Si tu certificación laboral ya viene en PDF digital desde la empresa, lo más probable es que pese poco y no necesite compresión.

Paso 4: carga y verifica en el sistema

1. Ingresa al SIGEP II con tu usuario.
2. Completa la sección (por ejemplo, un registro de educación formal) con los datos exactamente como aparecen en el documento.
3. Al terminar la sección, usa la opción de cargar documento y selecciona el PDF correspondiente.
4. Haz clic en el ícono de ojo, "Mostrar documento", y confirma que abre el archivo correcto.
5. Repite con cada registro.

Errores comunes y cómo resolverlos

"El archivo no se carga" o se queda cargando. Revisa el tamaño en las propiedades del archivo. Si está justo en 2 MB o apenas por debajo, comprímelo un poco más; así evitas problemas por diferencias de cálculo entre sistemas.

Subiste una foto (JPG) en vez de un PDF. El SIGEP II pide PDF. Si solo tienes la foto, conviértela con Escanear a PDF (puedes elegir fotos de la galería si no das permiso a la cámara) o con JPG a PDF.

El documento se ve torcido o con bordes de la mesa. Vuelve a escanearlo y ajusta las cuatro esquinas sobre los bordes reales de la hoja. La corrección de perspectiva lo deja derecho.

Cargaste el soporte en el registro equivocado. Revisa con "Mostrar documento" antes de avanzar; corregir al final, con diez registros, es más engorroso.

Tu PDF tiene contraseña. Algunos certificados descargados de portales vienen protegidos. Si conoces la contraseña, puedes quitarla antes de comprimir; la mayoría de herramientas necesitan el PDF desbloqueado para procesarlo.

Nombra bien tus archivos

El sistema no exige un nombre específico, pero te ayuda a no confundirte. Algo como diploma-pregrado-universidad.pdf o certificacion-empresa-2019-2023.pdf evita cargar el soporte de un registro en otro. Evita tildes, eñes y símbolos en el nombre del archivo; algunos sistemas los manejan mal.

En resumen

Para el SIGEP II, cada soporte va en PDF y por debajo de 2 MB, y se carga al final de cada sección. Escanea con buena luz, une las páginas de un mismo documento, comprime con margen y verifica siempre con "Mostrar documento". Si algo cambia en el portal, la página de preguntas frecuentes de Función Pública es la referencia a revisar.